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はじめに(運用担当)

清掃会社のシステムユーザー・管理者・社員向けです。予定の整備・割当・進捗確認など事務所側の全体像を短くまとめています。日々の操作は下の「業務フロー(個別)」を参照してください。清掃を行うアルバイト・業務委託・外注は「清掃スタッフ」、外注スタッフ種別は予約カレンダー非表示などメニューが一部異なります。

運用担当とは

予約から清掃オペレーション全体を回す清掃会社側の立場です(システムユーザー・管理者・社員)。部屋の清掃作業そのものは清掃スタッフが行い、運用担当は予定の整備・割当・進捗確認・トラブルフォロー・締め処理が中心です。Cleaning Master ではチェックアウト日を清掃日の起点とし、清掃スタッフは LINE で報告、事務所は Web で管理する二層構造を前提としています。

業務フロー(全体)

  1. 宿泊予約が入る → 清掃予定が自動生成される
  2. スタッフに割当する(固定スタッフ・シフト・手動割当)
  3. 清掃スタッフが清掃を開始・完了報告する(主に LINE)
  4. トラブル・立替があれば記録し、請求・振込を確認する

業務フロー(個別)

Cleaning Master が想定する運用担当の業務フローです。宿泊予約を起点に清掃予定が生成され、割当・進捗確認・トラブル対応・締め処理までを Web(事務所)と LINE(報告)で回します。 章を開くと画面リンクが表示されます。

毎朝:チェックアウト日の清掃を俯瞰する

本日チェックアウトの部屋=本日清掃が基本です。未割当・遅延がないかを朝一で確認します。

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    ダッシュボードで今日の清掃件数・スタッフ別一覧・直近の変更を確認する

    画面:ダッシュボード — 指定日の清掃状況・スタッフ別一覧・直近の履歴を俯瞰します。

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    清掃カレンダー(日)でチェックアウト時刻順に並び、IN有(OUT/IN)がないか見る

    画面:清掃カレンダー — 清掃予定を月/日単位で確認・検索・詳細操作します。

予約変更:予約カレンダーから清掃予定を更新する

予約サイト(Airbnb等)やiCalから取り込んだ予約、または手入力の予約変更が清掃予定に反映されます。延泊・キャンセルはここが起点です。

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    予約カレンダーでチェックイン/アウトを確認・修正し、清掃予定の増減を把握する

    画面:予約カレンダー — 宿泊予約の確認・追加・編集を行います。

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    清掃カレンダーで生成された予定・担当スタッフ・業務区分が意図どおりか確認する

    画面:清掃カレンダー — 清掃予定を月/日単位で確認・検索・詳細操作します。

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    変更履歴で「誰がいつ予約/清掃を触ったか」を後から辿れるようにする

    画面:予約履歴 — 予約の変更履歴を確認します。

割当:清掃カレンダーで担当を決める シフトOFF

管理者が清掃とスタッフを紐づける運用(シフトOFF)の場合。部屋の固定スタッフ設定と、清掃カレンダーでの手動割当が中心です。

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    部屋に固定スタッフを設定し、新規清掃予定への自動割当を有効にする

    画面:部屋 — 部屋マスタ・iCal連動・清掃写真の管理を行います。

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    清掃カレンダーで未割当の清掃を確認し、担当スタッフを割当する

    画面:清掃カレンダー — 清掃予定を月/日単位で確認・検索・詳細操作します。

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    ダッシュボードで未割当件数を朝一で確認する

    画面:ダッシュボード — 指定日の清掃状況・スタッフ別一覧・直近の履歴を俯瞰します。

割当・シフト:未割当の清掃を埋める シフトON

スタッフが自分で受注する運用(シフトON)の場合。繁忙日は未割当が集中しやすいため、前日〜当日朝に処理します。

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    シフト割当で未割当・受注待ちの清掃を確認し、担当を確定する

    画面:シフト割当 — 清掃シフトの受注・スタッフ割当を行います(シフト機能有効時)。

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    清掃カレンダー上で担当スタッフ・業務区分を直接修正する(当日変更もここ)

    画面:清掃カレンダー — 清掃予定を月/日単位で確認・検索・詳細操作します。

当日:IN有の清掃をフォローする

OUT後〜当日INまでの短時間清掃(IN有)。LINEの開始/完了報告とWebの進捗を突き合わせます。

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    清掃カレンダーで「開始」「完了」ステータスと遅延をリアルタイムに確認する

    画面:清掃カレンダー — 清掃予定を月/日単位で確認・検索・詳細操作します。

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    清掃スタッフ向けLINEコマンド(本日清掃・開始・完了)の使い方を把握し、問い合わせに備える

    画面:LINEコマンド一覧 — LINE公式アカウントで使えるコマンド・ボタン操作のリファレンスです。

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    顧客(ホスト)からの追加依頼があればタスクを起票し、清掃と別ラインで管理する

    画面:タスク — 部屋単位の作業依頼・依頼/結果写真付きタスク管理を行います。

トラブル:鍵・備品・汚損・ゲスト対応

鍵不良・備品不足・過度の汚損などの報告を 問題に集約し、タスク化・顧客(ホスト)への連絡まで記録します。

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    問題で未読報告を処理し、AI判定・コメント・写真で対応方針を残す

    画面:問題 — トラブルの報告・AI判定・対応記録・タスク化を行います。

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    原状回復・追加清掃など実行が必要な場合はタスクに変換し、担当と期限を設定する

    画面:タスク — 部屋単位の作業依頼・依頼/結果写真付きタスク管理を行います。

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    問題履歴で過去の同じ部屋・同種トラブルを参照する

    画面:問題履歴 — 問題の変更履歴を確認します。

経費・振込:月末の締め処理

清掃スタッフの立替経費と、業務委託費・外注費を集計し、スタッフへの全銀CSVを出力します。

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    経費画面で立替・請求内容を確認し、部屋・スタッフ単位で整理する

    画面:経費 — 清掃関連の経費を登録・一覧・編集します。

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    スタッフ振込で対象月の清掃報酬+立替を集計し、全銀CSVを出力する

    画面:スタッフ振込 — 月次の清掃報酬・立替経費を集計し、全銀CSVを出力します。

設定・履歴確認:清掃運用のメンテナンス

通知ルール・業務区分の見直しと、履歴の確認です。

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    通知設定(LINE連携・リマインド)を繁忙期に合わせて調整する

    画面:通知設定 — LINE/メール等の自動通知ルールを設定します。

    画面を開く ヘルプ システムユーザー
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    清掃・予約・タスクの履歴で変更の痕跡を確認する

    画面:清掃履歴 — 清掃の変更履歴を確認します。